Appendix, Glossary, Index dan Bibliography

Resume kuliah Teknik Dokumentasi Aplikasi - Pertemuan 7

Resume 7
Mata kuliah : Teknik Dokumentasi Aplikasi
Dosen : Ayuningtyas, S.Kom.,M.MT.,- MOS

Appendix, Glossary, Index dan Bibliography

*** Tugas Editor ***

1. Menyusun struktur dan bagian-bagian naskah;
2. mengepaskan bahasa agar cocok dengan pembaca sasaran dan juga menghilangkan unsur-unsur pornografi, SARA, serta bias;
3. memperbaiki kesalahan (tatabahasa, ejaan, tanda baca, paragraf, ketidakakuratan, kelalaian pencantuman, pengulangan, ambiguitas);
4. mewaspadai hal yang berbau fitnah, cabul, plagiat, atau pelanggaran copyright;
5. menganjurkan pengembangan dalam gaya, struktur, fakta, dan ilustrasi;
6. membantu pengembangan karakter, alur, dan setting dalam karya fiksi;
7. menjaga hubungan antara penulis/pengarang dan penerbit, serta dengan divisi/departemen terkait, seperti desain, produksi, marketing, dan promosi;
8. mengecek selalu (dan ricek) semua ilustrasi berikut penempatannya, atau menganjurkan penggunaan ilustrasi yang lebih tepat;
9. perjelas dan cek materi-materi yang dilindungi copyright (atau mengurus izin materi tersebut);
10. menyiapkan halaman prelims, dan menandai bagian akhir, seperti catatan, apendiks, bibliografi, glosarium, dan penjurus (indeks);
11. Menyiapkan deskripsi untuk desainer atau ilustrator, mendaftar berbagai jenis judul bab, nomor dan jenis ilustrasi, apakah bentuk materi kutipan sudah termasuk (teks, puisi, dsb) dan secara pasti sudah disesuaikan dengan pilihan penulis/pengarang atau penerbit.
12. Menandai naskah untuk setter atau layouter sehingga naskah sudah bersih dan tidak bermakna ganda, penyajian baik tanpa hal-hal bersifat cabul, semua tulisan tangan yang sulit terbaca sudah ditulis ulang, serta semua ilustrasi sudah ditandai.
13. Menyeleksi materi-materi untuk contoh layout.
14. Menulis blurb cover dan materi-materi iklan.
15. Menjaga kedisiplinan waktu dan pekerjaan seekonomis mungkin
16. Memastikan agar schedule tetap terjaga (khususnya jika yang dikerjakan adalah buku 'fast track' atau jika publikasi benar-benar dibutuhkan untuk even serta momentum tertentu)
17. Menyiapkan dan memeriksa check list (terutama ilustrasi) pada setiap tahapan editing
18. Mengecek pruf pada setiap tahapan produksi, dummy, atau cetakan awal cover dan buku
19. Menyimpan dokumen yang dikoreksi untuk kepentingan cetak ulang yang akan datang atau edisi baru

Sumber : link 1, link 2


*** Apandices ***

• Apandices adalah dokumen tambahan yang disertakan untuk melengkapi suatu buku atau dokumen, biasanya terletak di akhir buku atau dokumen.
• Berisi :
1. Daftar nama file
2. Pesan atau peringatan
3. Daftar Program
4. Daftar formula
5. Tabel atau chart
6. Studi kasus
7. Jurnal atau publikasi lain

*** Glossary ***

• Glossary adalah halaman yang berisi pengertian dari kata-kata atau istilah asing yang dipergunakan dalam sebuah buku atau dokumen.
• Berisi :
1. Istilah komputer
2. Istilah baru
3. Singkatan
4. Kepanjangan
5. Atau kata-kata sulit lain

*** Index ***

• Index adalah daftar nama, subjek yang ditulis urut berdasarkan abjad.
• Cara membuat indeks :

Langkah 1: Menandai Entri untuk Indeks

1. Buka dokumen yang akan dibuat indeksnya.
2. Pilih teks yang ada pada dokumen untuk dijadikan entri pada indeks.
   Bila ingin menggunakan istilah baru, klik pada bagian yang ingin disisipkan entri untuk indeks (misalnya di dekat teks atau frasa tertentu).
3. Pada References tab, Index group, klik Mark Entry.
   
4. Ketik atau edit entri di kotak Main entry.
   
5. Untuk membuat entri pendamping (cross-reference), pada bagian Options, klik Cross-reference dan ketik teks pada kotak di sampingnya seperti contoh gambar berikut ini.
   
6. Beri format nomor halaman pada indeks dengan mencentang kotak Bold (cetak tebal) atauItalic (cetak miring) di bagian Page number format.
7. Untuk menandai entri ini, klik tombol Mark atau klik tombol Mark All untuk menandai semua teks yang sama dalam dokumen.
8. Selanjutnya Microsoft Word akan mengaktifkan fitur Show All Formatting Marks yang akan menampilkan XE field untuk entri yang telah dibuat.
   Contoh tampilan akan seperti gambar berikut ini. Teks Publishing pada gambar merupakan contoh entri.
   Tip: untuk menghilangkan tampilan ini, pada Home tab, Paragraph group, klik Show/Hide atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
   
9. Lanjutkan dengan membuat entri yang lain. Bila sudah selesai, klik Close untuk menutup kotak dialog Mark Index Entry.

Langkah 2: Membuat Indeks

1. Klik pada bagian halaman dokumen untuk membuat indeks. Biasanya pada halaman terakhir dokumen.
2. Ketik judul halaman dan tekan Enter untuk memberi jarak antara judul dan isi indeks.
3. Pada References tab, Index group, klik Insert Index.
4. Pada tab Index, kita dapat melakukan hal berikut:
   • Centang kotak Right align page numbers, untuk membuat rata kanan nomor halaman. Pilih Tab leader yang ingin digunakan (penyambung teks dan nomor halaman berupa garis putus-putus, titik, dan sebagainya).
   • Columns, umumnya indeks terdiri dari 2 kolom. Bila ingin menambah atau mengurangi jumlah kolom, ubah angka pada kotak di sampingnya.
     
5. Klik OK.
6. Bila ada perubahan pada entri, klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.

Cara Edit atau Format Entri untuk Indeks

1. Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan mengklikShow/Hide  pada Home tab, Paragraph group. Atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
2. Cari XE field yang berisi entri yang ingin diubah. Contoh XE field: { XE " naskah" }.
   
   Tip: Cara lain mencari field, tekan CTRL + F, klik Special, dan kemudian klik Field. Klik tombolFind Next untuk menemukan XE field. Jika Anda tidak melihat tombol Special, klik More.
3. Untuk merubah atau memformat entri, ubah teks yang ada dalam petik dua.
4. Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.
   
   

Cara Menghapus Entri untuk Indeks

1. Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan mengklikShow/Hide  pada Home tab, Paragraph group. Atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
2. Pilih XE field untuk entri yang akan dihapus, termasuk tanda kurung {}, dan tekan tombolDELETE.
3. Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.

Sumber : link

*** Bibliography ***

• Bibliography adalah daftar sumber bacaan, biasanya ditempatkan pada akhir dari sebuah dokumen, yang digunakan atau dikutip dalam menciptakan sebuah dokumen.
• Cara membuat bibliography:

Catatan: Membuat kutipan akan sekaligus menambah data untuk sumber yang akan muncul di daftar pustaka (bibliografi).

1. Pada References tab, Citations & Bibliography group, klik tanda panah pada Style.
   
2. Pilih gaya penulisan, misalnya APA atau MLA.
3. Klik pada bagian di halaman dokumen yang akan disisipkan kutipan.
4. Pada References tab, Citations & Bibliography group, klik Insert Citation.
5. Klik Add New Source untuk membuka kotak dialog Create Source.
   
6. Pada Type of source, pilih tipe sumber. Misalnya Book, Journal Article, Web site dan sebagainya. Perhatikan kotak isian akan berubah sesuai tipe sumber yang dipilih.
7. Ketik informasi yang diperlukan pada kotak isian. Perhatikan contoh yang muncul di bagian bawah kotak dialog.
8. Pada beberapa bagian seperti Author akan muncul tombol Edit. Klik tombol ini untuk mempermudah menulis nama dan mengatur urutannya.
9. Centang kotak Show All Bibliography Fields untuk menambah data lain.
10. Klik OK bila sudah selesai.
11. Pada dokumen sekarang sudah muncul kutipan yang dibuat. Bila Anda hanya ingin membuat daftar sumber untuk digunakan belakangan, hapus kutipan tersebut pada dokumen.

Cara Mencari Sumber Kutipan yang Tersedia

Gunakan fitur ini untuk mencari kutipan pada daftar yang panjang atau untuk menemukan kutipan yang digunakan pada dokumen MS Word yang lain.

1. Pada References tab, Citations & Bibliography group, klik Manage Sources.
   
2. Perlu diperhatikan:
   • Bila membuka dokumen baru, semua sumber yang pernah digunakan pada dokumen sebelumnya akan muncul di bagian Master List.
   • Jika membuka dokumen yang memiliki kutipan, sumber untuk kutipan tersebut akan muncul di bagian Current List.
3. Untuk mencari sumber tertentu, lakukan hal berikut:
   • Pada kotak sortiran, pilih apakah sumber akan diurutkan berdasarkan tahun (Sort by Year), penulis (Sort by Author), judul (Sort by Title), atau berdasarkan tag (Sort by Tag).
   • Pada kotak Search, ketik judul atau nama penulis yang ingin dicari.
4. Klik Close bila sudah selesai.

Cara Edit Sumber Kutipan

1. Cari sumber yang ingin diedit dengan cara di atas (menggunakan Manage Sources).
2. Klik sumber tersebut di bagian Master List (bila ingin merubah data di Master List). Atau klik sumber di Current List bila ingin mengubah data di sini.
3. Klik tombol Edit dan lakukan perubahan yang diinginkan.
4. Klik OK bila sudah selesai. Microsoft Word akan meminta konfirmasi apakah Anda ingin melakukan perubahan di Master List dan Current List.
   • Klik Yes, bila ingin perubahan disimpan pada kedua daftar tersebut.
   • Klik No, bila perubahan hanya untuk daftar yang dipilih.
5. Klik Close untuk menutup kotak dialog.

Tip: Cara cepat untuk mengedit sumber: klik kutipan pada dokumen dan kemudian klik tanda panah dan pilih Edit Source.

Cara Membuat dan Edit Placeholder Kutipan

Kadang-kadang kita mungkin ingin membuat sebuah placeholder kutipan untuk menandai posisi kutipan tersebut pada dokumen dan mengisi datanya kemudian.

1. Membuat Placeholder Kutipan
   • Pada References tab, Citations & Bibliography group, klik tanda panah pada Style.
   • Pilih gaya penulisan, misalnya APA atau MLA.
   • Klik pada bagian di halaman dokumen yang akan disisipkan placeholder.
   • Pada References tab, Citations & Bibliography group, klik Insert Citation.
   • Klik Add New Placeholder .
   • Ketik nama untuk placeholder dan klik OK bila sudah selesai.
2. Mengedit Placeholder Kutipan
   1. Pada References tab, Citations & Bibliography group, klik Manage Sources.
   2. Pada Current List, klik placeholder yang ingin diedit (placeholder ditandai dengan tanda tanya dan diurutkan berdasarkan abjad).
   3. Klik tombol Edit dan isi informasi yang diperlukan.
   4. Klik OK bila sudah selesai.

Tip : Cara cepat untuk mengedit placeholder adalah dengan mengkliknya pada dokumen. Kemudian klik tanda panah dan pilih Edit Source.

Cara Membuat Daftar Pustaka (Bibliografi)

Sebelum membuat daftar pustaka (bibliografi), kita harus memiliki sumber terlebih dahulu (minimal 1).

1. Klik pada bagian halaman dokumen untuk membuat daftar pustaka (bibliografi). Bila perlu gunakan Section Break untuk membuatnya di section yang baru.
2. Pada References tab, in the Citations & Bibliography group, klik Bibliography.
   
3. Klik pada Bibliography yang tersedia untuk menyisipkannya pada dokumen.
4. Klik pada daftar pustaka (bibliografi) untuk memberi format yang diinginkan (mengubah tipe dan ukuran font, warna dan sebagainya).
5. Bila ada perubahan data, klik pada daftar pustaka (bibliografi) sehingga muncul tampilan seperti pada gambar berikut.
   
6. Klik Update Citations and Bibliography.

Sumber : link